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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für den Betrieb dieser Website und der Plattform ist:
Kiwe UG (haftungsbeschränkt), Wiesbach 12, 83404 Ainring, Deutschland, Telefon +49 8654 5899094, E-Mail info@kiwe.io. Weitere Angaben siehe Impressum.

Für die Daten, die ein Mandant in seinem Mandanten­bereich verarbeitet (Kunden, Kontakte, Belege, Verträge, Kommunikation), ist der jeweilige Mandant Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Betroffenenanfragen zu solchen Daten richten Sie bitte an den jeweiligen Mandanten; wir leiten sie andernfalls an ihn weiter.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

  • Konto- und Anmeldedaten (Name, E-Mail, verschlüsseltes Passwort, Rollen) zur Bereitstellung des Nutzerzugangs — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Inhalts- und Nutzungsdaten, die Sie als Nutzer:in im CRM erfassen (z. B. Kontakte, Belege, Nachrichten) — zur Vertragserfüllung gegenüber der verantwortlichen Stelle des jeweiligen Mandanten.
  • Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) zur Sicherstellung des sicheren Betriebs — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung erforderlich sind (Authentifizierung). Diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Es findet keine Reichweiten-, Werbe- oder geräteübergreifende Analyse statt; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

4. Auftragsverarbeiter und Hosting

Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

  • Hosting und Auslieferung: Vercel Inc. (Betrieb der Anwendung einschließlich Server-Logdaten).
  • Performance-Messung: Vercel Speed Insights, eingesetzt im angemeldeten Bereich (Anwendung und Kundenportal). Erhoben werden aggregierte Ladezeit- und Darstellungs­kennzahlen der aufgerufenen Seiten. Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt und keine Profile gebildet. Auf den öffentlich zugänglichen Seiten — einschließlich der Signaturseite — wird die Messung nicht geladen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Stabilität der Anwendung).
  • Datenbank, Datei-Speicher und Authentifizierung: Supabase (Postgres-Datenbank, Storage und Auth; EU-Region).
  • E-Mail (Microsoft 365): Microsoft, sofern die Mail-Anbindung aktiviert ist.

Soweit eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Subprozessoren stellen wir angemeldeten Mandanten in den Einstellungen unter „Datenschutz“ bereit.

5. Elektronische Signatur von Verträgen

Über einen personalisierten Einmal-Link können Verträge elektronisch unterzeichnet werden (einfache elektronische Signatur, Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO).

  • Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist der Mandant, der den Vertrag zur Unterschrift versendet — also Ihr Vertragspartner. Er ist im Signaturlink, in der Einladungsmail und auf der Signaturseite namentlich genannt. Die Kiwe UG (haftungsbeschränkt) stellt lediglich die technische Plattform bereit und handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
  • Verarbeitete Daten: Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners, das gezeichnete oder getippte Signaturbild, Zeitstempel des Aufrufs und der Unterzeichnung, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) sowie kryptografische Prüfsummen des unterzeichneten Dokuments.
  • Zweck: Durchführung und Nachweis des Vertragsschlusses — insbesondere der Nachweis, wer wann welche Fassung des Dokuments unterzeichnet hat (Integritäts- und Zuordnungsnachweis).
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen), bei Unterzeichnung für eine juristische Person zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit des Vertragsschlusses).
  • Speicherdauer: Signaturdaten unterzeichneter Verträge werden für die Dauer der Aufbewahrungspflichten des jeweiligen Vertrags gespeichert (handels- und steuerrechtlich in der Regel sechs bzw. zehn Jahre, § 257 HGB, § 147 AO). Signaturdaten abgelehnter oder verfallener Signaturanfragen werden 90 Tage nach der Ablehnung bzw. dem Verfall gelöscht.
  • Empfänger: die unter Ziffer 4 genannten Auftragsverarbeiter sowie die übrigen Unterzeichner desselben Vertrags, die die unterzeichnete Fassung samt Signaturprotokoll erhalten.
  • Betroffenenrechte: Ihnen stehen die unter Ziffer 7 genannten Rechte zu. Da der Mandant Verantwortlicher ist, richten Sie Anfragen bitte an ihn.

Die Bestätigung im Signaturformular („Ich stimme zu, elektronisch zu unterzeichnen“) ist eine Willenserklärung zur Form des Vertragsschlusses und keine datenschutzrechtliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf dieser Bestätigung beseitigt daher nicht die Rechtsgrundlage der Verarbeitung; maßgeblich bleiben die oben genannten Grundlagen.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich) entgegen­stehen. Für Signaturdaten gilt ergänzend Ziffer 5.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20),
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21),
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Zuständig ist u. a. die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@kiwe.io.

Stand: 29. Juli 2026